Excel分類匯總怎么用的6個操作,含兩個字段匯總與匯總結果的復制、排序和刪除及排序與篩選為什么呈灰色

在 Excel 中,分類匯總可用分類匯總功能、數據透視表和公式。其中分類匯總功能可以在原表匯總,它可完成一個字段、兩個字段或兩個以上字段的匯總,但匯總前要排序、匯總沒有后面兩個靈活與不能完成復雜的匯總。數據透視表匯總需要把表格創建到數據透視表,它功能強大、匯總簡單方便,能完成滿足各種要求的匯總。公式匯總靈活,能按照各種條件匯總且可把匯總結果提取出來,但寫公式復雜。本篇將先介紹用Excel分類匯總功能匯總,另外兩種匯總方法在下一篇介紹。

用Excel分類匯總功能操作分為對選定字段匯總,復制匯總結果,對匯總結果排序及刪除。有時分類匯總會遇到,排序和分類匯總都呈灰色不可用,這是什么原因?下面從此問題開始進行分類匯總的探討。

一、Excel分類匯總、排序與篩選為什么呈灰色不可用

1、單擊列號 H,選中 H 列,選擇“數據”選項卡,排序、篩選和分類匯總都呈灰色不可用;框選 H 列有內容的區域,排序和篩選都可用了,但分類匯總仍然不可用;演示如圖1所示:

圖1

2、解決方法。右鍵表格其中一個單元格,在彈出的菜單中依次選擇“表格”→ 轉換為區域,彈出一個詢問“是否將表格轉為普通區域”,單擊“是”,則表格轉為區域,排序、篩選和分類匯總都可用了;操作過程步驟,如圖2所示:

圖2

二、Excel分類匯總怎么用

(一)按一個字段匯總

假如要按部門分類匯總,統計每個部門的應發工資,操作方法如下:

1、排序。單擊列號 B,選中 B 列,選擇“數據”選項卡,單擊“升序(A→Z)”圖標,打開“排序提醒”窗口,選擇“擴展選定區域”,單擊“排序”,則 B 列按升序排列,相同的部門都連在了一起,這樣便于匯總同一部門;操作過程步驟,如圖3所示:

圖3

2、分類匯總。選中表格任意一個單元格,按住 Alt,依次按一次 A 和 B(或選擇“數據”選項卡,單擊屏幕右上角的“分類匯總”),打開“分類匯總”窗口,“分類字段”選擇“部門”,“匯總方式”選擇“求和”,勾選要匯總的項“應發工資”,其它的保持默認設置,單擊“確定”,則匯總出各部門的“應發工資”;操作過程步驟,如圖4所示:

圖4

“替換當前分類匯總”用于已經分類匯總過再次分類匯總把之前的分類匯總替換為當前分類匯總。

“匯總結果顯示在數據下方”指把匯總結果顯示在每類數據的下方,如演示中把匯總結果顯示在每個部門下方;如果不勾選,則匯總結果顯示在每類數據的上方。

“每組數據分頁”指把每組數據顯示在一頁;例如按“部門”分類匯總,把每個部門的數據顯示在一頁,演示如圖5所示:

圖5

提示:如果分類匯總時提示“Microsoft Office Excel 無法確定當前列表或選定區域的哪一行包含列標簽,因此不能執行此命令。”,是因為表格標題行有合并單元格,把合并的單元格拆分即可。

(二)按兩個字段匯總

假如要按“服裝名稱和銷售地區”兩個字段分類匯總,統計每種服裝和每個地區的銷量,操作方法如下:

1、把要分類匯總的兩個字段“服裝名稱和地區”分別作為“主要關鍵字和次要關鍵字”排序。選中表格其中一個單元格,選擇“數據”選項卡,單擊“排序”,打開“排序”窗口,“主要關鍵字”選擇“服裝名稱”,單擊“添加條件”添加一個條件,“次要關鍵字”選擇“地區”,單擊“確定”,則分別按“服裝名稱和地區”升序排序;操作過程步驟,如圖6所示:

圖6

2、分類匯總。選中表格其中一個單元格,按住 Alt,依次按一次 A 和 B,打開“分類匯總”窗口,“分類字段”選擇“服裝名稱”,其它的保持默認設置,單擊“確定”,則匯總出每種服裝的“銷量”;再次按住 Alt,分別按一次 A 和 B,打開“分類匯總”窗口,“分類字段”選擇“地區”,不勾選擇“替換當前分類匯總”,單擊“確定”,則匯總出每個地區的銷量;操作過程步驟,如圖7所示:

圖7

3、分組瀏覽。單擊屏幕左上角的 3,顯示按“服裝名稱和地區”的分類匯總結果,再單擊 2,只顯示按“服裝名稱”的匯總結果;操作過程步驟,如圖8所示:

圖8

三、Excel分類匯總結果的復制

1、單擊屏幕左上角的 2,只顯示匯總結果,單擊 A1 選中它,按住 Shift,再單擊數據區右下角最后一個單元格 D5,選中數據區;按 F5,打開“定位”窗口,單擊“定位條件”,在打開的窗口中,選擇“可見單元格”,單擊“確定”,則選中數據區的所有可見單元格,按 Ctrl + C 復制;

2、單擊工作表標簽“匯總結果”切換到該工作表,按 Ctrl + V,則僅有匯總結果被復制到新表;操作過程步驟,如圖9所示:

圖9

四、Excel分類匯總結果如何排序

1、單擊屏幕左上角的 2,只顯示按部門匯總的結果,單擊列號 D 選中 D 列,選擇“數據”選項卡,單擊“升序(A→Z)”圖標,打開“排序提醒”窗口,選擇“擴展選定區域”,單擊“排序”,則匯總結果按“應發工資”升序排序,單擊屏幕左上角的 3,顯示所有內容,每行數據也隨著匯總結果排序了;操作過程步驟,如圖10所示:

圖10

2、如果按兩個字段分類匯總,也只能對第一個字段(即分組的 2 級)的匯總結果排序。

五、Excel分類匯總結果的刪除

1、選中表格任意一個單元格,按住 Alt,分別按一次 A 和 B,打開“分類匯總”窗口,單擊“全部刪除”,則分類匯總結果被刪除;操作過程步驟,如圖11所示:

圖11

2、提示:如果用“全部刪除”無法刪除,把 Excel 關閉再重新打開再次刪除;如果仍然無法刪除,把所有打開的 Excel 都關閉,然后再重新打開;如果還不行,重啟系統再嘗試刪除;如果還不行,用上面的“分組瀏覽”方法只顯示分類匯總結果,然后按住 Alt,一行行的選中匯總結果,注意不要選中收縮隱藏的行,全部選中后,右鍵它們,在彈出的菜單中選擇“刪除”。