PPT轉Word的4個實例,含怎么把大綱不顯示文字的PPT轉換Word和如何保留原格式將PPT轉換成Word

把PPT轉Word有多種方法,一種為復制法,第二種為發送法,第三種為中間轉換法,第四種為用宏VBA快速轉換法。除發送法外,其它三種方法只能轉換文字,不能轉換背景圖片;而第一四種方法不能保留原格式,第二三種能保留原格式;若只轉文字,前三種方法不能把大綱視圖不顯示文字的幻燈片轉換到Word。

把 PPT 發送到 Word,既可以把整個幻燈片轉為 Word,又可以只轉換文字,但不能把大綱視圖不顯示的內容轉到 Word,這種情況需要用VBA 實現,此外,用 VBA 轉換還有快速的優點。以下就是如何將PPT轉換成Word的4個實例。

一、PPT轉Word情況一:所有幻燈片中的文字都能轉換

(一)PPT轉換成Word后保留原格式

1、用創建講義轉換。單擊“文件”,選擇左邊的“導出”,切換到“導出”頁面,選擇“創建講義”,再單擊右邊的“創建講義”,打開“發送到 Microsoft Word”窗口,選擇“只使用大綱”,單擊“確定”,則開始把PPT轉換成Word,一會后轉換完成并自動用 Word 打開;操作過程步驟,如圖1所示:

圖1

2、另存為“大綱/RTF 文件”后再轉為Word。單擊“文件”,選擇“另存為”,再點擊“瀏覽”,打開“另存為”窗口,定位到要保存轉后文檔的文件夾,“保存類型”選擇“大綱/RTF 文件”,單擊“保存”,則把 PPT 另存為 RTF 文件;用 Word 打開 RTF 文件,另存為 Word 文檔即可。

(二)PPT轉換成Word后不保留原格式

選擇“視圖”選項卡,單擊窗口左上角的“大綱視圖”,按 Ctrl + A,選中所有幻燈片,按 Ctrl + C 復制;切換到 Word 窗口,按Ctrl + V,則所有幻燈片的文字被復制到 Word;操作過程步驟,如圖2所示:

圖2

二、PPT轉Word情況二:把幻燈片整體轉換到 Word

1、如何轉換。按住 Alt,依次按 F、E、H 和 A,打開“發送到 Microsoft Word”窗口,選擇“備注在幻燈片旁”,按回車確定,則開始將PPT轉換成Word,轉換時間長短取決于幻燈片的多少,由于把幻燈片整體(包括圖片)轉為Word,所需時間比只轉文字長得多,轉換完成后也自動用 Word 打開;操作過程步驟,如圖3所示:

圖3

2、怎樣調整。雙擊幻燈片,進入 PowerPoint 編輯狀態,再雙擊要編輯的文字,進入文字編輯狀態,可重新設置字體、字號、顏色和加粗等格式;如果沒有備注,幻燈片右邊會是空白,若要把空白去除,可選擇 Word 中的“布局”選項,單擊左上角的“轉換為文本”;如果要調整幻燈片大小,可把鼠標移到幻燈片邊框的小黑點上,按住左鍵并移動。

三、PPT轉Word情況三:幻燈片中的文字不能轉到 Word

(一)原因

有些幻燈片在大綱視圖下不顯示文字(見圖4),它們無法用上面的方法轉換到 Word,為什么會出現這種情況?創建幻燈片時,如果選擇“空白”創建一個空白幻燈片,然后再插入文本框,再在文本框中添加文字,或直接把文字復制到幻燈片,這兩種情況在大綱視圖下都不顯示文字,也無法把文字復制到 Word 或通過“創建講義”的方式轉換成Word,主要是因為文本框中沒有占位符。而選擇非空白的幻燈片(如“標題幻燈片”或“標題和內容”),它們都有占位符(“單擊此處添加標題”或“單擊此處添加文本”便是占位符)。

圖4

(二)怎么用宏 VBA 快速把所有幻燈片中的文字(包括大綱視圖不顯示的文字)轉換到 Word

1、在 PowerPoint 窗口,按 Alt + F11 打開 VBA 編輯窗口,單擊“插入”,在彈出的菜單中選擇“模塊”,新建一個模塊,把以下代碼:

SubPPTToWord()

onerror ResumeNext

DimdocObjAsNewWord.Document, shapeObjAsShape, slideObjAsSlide

For EachslideObjInActivePresentation.Slides

For EachshapeObjInslideObj.Shapes

docObj.Range().Text = docObj.Range() + shapeObj.TextFrame.TextRange.Text

NextshapeObj

NextslideObj

docObj.Application.Visible =True

End Sub

復制到模塊窗口,單擊“工具”,然后選擇“引用”,打開“引用”窗口,往下拖右邊的滾動條一直找到 Microsoft Word Object Liblary(Word 對象類庫),勾選它,單擊“確定”,單擊“運行”圖標,則開始把PPT轉Word,一會后轉換完成,并自動用 Word 打開,在 PowerPoint 的大綱視圖中沒有顯示的內容(如幻燈片 3 中的“1.2 功能區設置”)也轉換到了 Word;操作過程步驟,如圖5所示:

圖5

2、VAB 代碼說明:

A、On Error ResumeNext表示代碼執行過程中發生錯誤后繼續往下執行。

B、DimdocObjAsNewWord.Document 把 docObj 定義為 Word 的 Document(文檔)對象,shapeObjAsShape 把 shapeObj 定義為Shape(形狀)對象,slideObjAsSlide 把 slideObj 定義為 Slide(幻燈片)對象。

C、ActivePresentation 表示活動(當前)窗口中的演示文稿,ActivePresentation.Slides 表示演示文稿中的所有幻燈片;slideObj.Shapes 表示形狀對象 slideObj 中的所有形狀,這里指所有幻燈片中的文本框。

D、Word 的 Range 對象用于表示文檔中的一片連續區域,它有 Start 和 End 兩個參數,Start 用于指定區域的開始字符,End 用于指定區域的結束字符,例如 Range(Start:=0, End:=5) 表示當前文檔中從第 0 個到第 5 個字符;Range() 省略了參數,表示當前文檔中所有字符,省略參數時,括號也可以省略,Range() 可以寫為 Range;Range().Text(或 Range.Text)表示一片連續區域中的文字。

E、PowerPoint 中的 TextFrame 對象表示 Shape 對象中的文本框架;TextRange 表示文本框中的文本,用于操作文本的屬性與方法。

F、For EachIn...Next是循環語句,For EachslideObjInActivePresentation.Slides ...Next用于遍歷當前窗口的演示文稿中的每個幻燈片,第一次執行時,slideObj 表示第一個幻燈片;第二次執行時,slideObj 表示第二個幻燈片,其它的以此類推。

H、For EachshapeObjInslideObj.Shapes ...Next用于遍歷每個幻燈片中的所有文本框。

I、docObj.Range().Text = docObj.Range() + shapeObj.TextFrame.TextRange.Text 用于把遍歷過的文本累加起來,docObj.Range() 表示已遍歷過文本框中的文本,shapeObj.TextFrame.TextRange.Text 表示當前遍歷文本框中的文本。

J、docObj.Application.Visible =True用于把 Word 文檔顯示出來,Visible 是顯示屬性,設置為True,表示顯示,設置為 False,表示隱藏。

K、代碼的意思是,先用外層循環遍歷所有幻燈片,再用內層循環遍歷每個幻燈片中的所有文本框,遍歷完一個幻燈片后繼續遍歷下一個幻燈片,一直遍歷完所有幻燈片。