Outlook郵箱如何設置自動回復及外出通知？

在工作中，我們難免會有需要離開工作一段時間的情況，如休假、出差等。為了確保在此期間不會遺漏重要郵件，我們可以使用Outlook郵箱的自動回復和外出通知功能。

一、設置自動回復

1. 打開并登錄Outlook客戶端或網頁版

如果您正在使用電腦上的Outlook客戶端，直接打開它；如果您正在使用網絡瀏覽器訪問Outlook Web App，請先登錄您的賬戶。

2. 選擇“文件”選項卡

在客戶端中，單擊左上角的“文件”按鈕，將彈出一個側邊欄菜單；如果是網頁版，則點擊右上角的齒輪圖標以進入“設置”界面。

3. 點擊“自動回復（外出）”

在左側菜單中找到并點擊“自動回復（外出）”，然后勾選“發送自動回復”。接下來，您可以編輯自動回復的內容，包括主題和正文。您還可以根據需求選擇僅對組織內部成員、外部聯系人或所有發件人發送自動回復，并設置開始和結束時間，這樣當到達設定的時間后，系統會自動停止發送自動回復。

二、設置外出通知

外出通知是專門用于告知收件人您當前不在辦公室的一種方式，通常與自動回復一起使用。設置方法如下：

1. 在“自動回復（外出）”中開啟“發送外出通知”

如果要向組織內部人員發送外出通知，只需勾選“只向組織內成員發送外出通知”即可。同樣地，您也可以編寫自定義的外出通知內容。

2. 設置例外規則

如果某些特定的人不需要收到自動回復或外出通知，或者希望為某些特定的聯系人提供不同的自動回復消息，可以通過設置例外規則來實現。在“自動回復（外出）”頁面下方，點擊“添加例外”按鈕，然后根據提示進行設置。

三、注意事項

1. 如果您同時啟用了多個自動回復規則，可能會導致意外的結果。在啟用新的自動回復之前，請檢查是否已經存在其他規則，并根據實際情況調整或刪除不必要的規則。

2. 自動回復和外出通知只能在您離線時生效。如果您仍然在線并且正在積極使用Outlook，那么即使設置了自動回復，也不會觸發。

3. 請確保自動回復的內容簡潔明了，包含必要的信息，例如您何時會返回以及緊急情況下可以聯系誰等。

通過以上步驟，您可以輕松地在Outlook郵箱中設置自動回復和外出通知，從而確保在您不在辦公室的時候，能夠及時讓他人了解您的狀態，避免因延誤溝通而造成不便。