回復函是指收到其它單位的來函，并回復，以說明事實、回答問題、表明意見或者作出承諾的文件。它有助于消除潛在***，建立健康的關系，可以跟進被分配的任務，和兩個有關方保持有效的溝通。
回復函的格式很重要，通常是商務信函的形式，要完整地信息，而且有一定的語句規范。開頭嚴謹，應該先介紹自己，明確收到來函的日期和主題；然后，對對方來函所包含的問題、事項等進行完整的闡述和解釋；最后，根據自身的實際情況，就對方來函的內容，表明自己的意見、態度或做出承諾。
正確的回復函寫法極大地提升回復的有效性，如是否有關系地拆分幾段話，然后逐一闡述，而不是一段隔開的話說完?？梢岳砬鍖Ψ降膯栴}的思路，語言要言簡意賅，避免冗長、拖沓；文件中應有完整、準確、明確的內容，盡量避免模糊；如有必要，可以附上一些補充材料，但不要太多，以免使人困惑。
同時，在編排時，要考慮所回復的函件是否被當作保密文件等安全措施，以保證信息的安全性，有的文件還需要正式地簽名蓋章才行。此外，在回復函上，要寫清自己的地址及聯系方式等，以便以后碰到疑問時及時回復。
總之，寫回復函時要嚴謹認真，抓好主干，言簡意賅，內容準確，格式正確，表明正確的態度，做到清楚明了，表明自己對對方問題的有效認識和關注，及時地回復。一切要以保護好雙方的利益為準則，及時有效地解決問題，是準備及寫回復函的原則。
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