WPS如何比較兩篇文檔的差異及使用相關工具?

wps如何比較兩篇文檔的差異

WPS有哪些比較文檔的工具?

在今天的辦公場景中,文檔比較是一個必不可少的工作,它可以提高我們對文檔的審校速度,減少工作難度。而WPS作為一個文檔編輯神器,自然也有許多比較文檔的工具。今天我們就來一一了解一下WPS的比較文檔工具。

1.快速比較

WPS的快速比較是WPS自帶的一種比較工具,它可以快速地把兩篇內容不同的文檔做個比較,使用者可以很方便的找出需要修改的部分。華麗的指示線和醒目的標簽讓不同時的地方異常明顯,即使是一個眼神也能輕松捕捉到不一樣的地方。

同時WPS還支持修改后保存,這意味著你對文檔做出的更改可以在后面的修改中不斷回顯。

2.修訂模式

WPS的修訂模式允許用戶對文檔進行編輯、刪除和修改操作,同時仍然恰當地管理和保留原始作者所做的更改。修訂模式將更改高亮顯示,使用戶可以直接看到未修改的原始文本和經過修訂的文本

在WPS中使用修訂模式的優點是,它不僅可以與他人進行有效的協作,還可以減輕日常審核工作的壓力。修訂模式是一款更加高端的比較文檔的工具,它提供了高效的文檔保留功能和標記工具。

3.閱讀模式

閱讀模式是一種高度個性化的文檔比較工具,在進行文檔對比時,它將根據您提供的選項,并依據用戶習慣,自動為您設置一種適合您的視覺體驗方式。閱讀模式提供了各種格式和字體選項,以便更好地瀏覽比較文檔。

不論是讀者還是審核人員都可以使用這個工具來更輕松地處理文檔的比較,它提供了一個專業化的、干凈的、個性化的界面,帶來了更高效的文檔處理過程。

4.歷史版本

歷史版本是一種比較文檔的工具,它可以在維護文檔的同時記錄文檔的修改歷史。在需要恢復到以前某個狀態的情況下,可以通過快速查找文檔的歷史版本進行完整的還原。這種類型的比較工具特別適用于重要文檔及歷史長久、資訊龐大的企業。

歷史版本為我們保留了文檔的每一次修訂,同時也便于我們更好的監管文檔的修改過程,非常具有制度化的操作。本質上,歷史版本是一個強大的文檔版本控制系統,可以為您構建一個清晰的文件編輯和審核流程。

5.審閱人

WPS中的“審閱”可以讓用戶向其他參與者發送文檔,以便他們對文件內容進行評估。這種比較文檔的工具可以有效地協同工作,維護文件內容的完整性和一致性,提高文件的可讀性和整體質量,并幫助防止錯誤項的發生,最大程度地提高工作效率。

它可以有效地減輕審核人員審核文稿的負擔,自動將審核意見、評論、討論及對文稿進行的所有貢獻統計在一起,使審閱過程更加流暢。如果每個參與者都能夠順序地出現,那么文檔模板的開發和審核過程將更加簡單高效。

WPS如何打開兩篇文檔?

相信許多小伙伴在使用WPS時會遇到這樣的問題:如果要同時打開兩篇文檔,應該怎么做呢?其實方法很簡單,下面我們就來一步一步介紹。

第一步:雙擊打開一個文檔

首先,我們需要打開一個文檔,可以在WPS界面中選擇“文件”-“打開”進行選擇,也可以直接雙擊需要打開的文檔進行打開。

比如,我們在桌面上有一份名為“文檔1”的WPS文檔,我們選擇雙擊打開。

第二步:在WPS界面中選擇“窗口”-“新建窗口”

完成第一步后,我們再回到WPS界面。此時我們可以看到,已經打開了文檔1,并且WPS界面中只有這個文檔。

這時,我們需要在WPS界面中選擇“窗口”-“新建窗口”,可以看到此時WPS界面中就出現了兩個窗口,每個窗口都可以打開一個文檔。

第三步:選擇要打開的文檔并打開

完成第二步后,我們就可以打開第二個文檔了。在新出現的窗口中選擇“文件”-“打開”,或者直接雙擊需要打開的文檔進行打開。

比如我們要打開桌面上的另一個WPS文檔“文檔2”,我們選擇“文件”-“打開”,在彈出的文件選擇框中找到需要打開的文檔并點擊“打開”。此時我們就成功同時打開了兩份文檔。

第四步:在兩份文檔中自由切換

此時我們在WPS界面中就可以自由切換兩份文檔啦!在WPS界面右上角的“窗口”按鈕中,我們可以看到當前打開的所有窗口,可以方便的切換不同的文檔。

第五步:另存為和關閉文檔

在編輯完文檔后,我們也可以像平常一樣對文檔進行保存或關閉。在每個窗口中,我們可以選擇“文件”-“保存”或“文件”-“另存為”來保存文檔。同時,我們也可以選擇“文件”-“關閉”來關閉文檔。

WPS能否自動檢測差異?

隨著工作中使用文字處理軟件的頻率日益增加,很多人對于Word或WPS的使用也越來越嫻熟。但在處理文本差異比較多的情況下,是否有一種神器可以幫助我們自動檢測變化呢?而WPS又是否具備這樣的功能呢?

1. WPS文本差異檢測的概述

文本差異比較多的情況下,如何快速而準確地判斷文檔之間的差異,是許多使用WPS用戶頭痛的問題。但事實上,在WPS中我們可以通過“文檔比較”、“痕跡保留”等相關功能來自動檢測差異。

要使用這個功能,我們首先需要打開兩份需對比的文檔,然后在“工具”菜單中選擇“文檔比較”功能。此時,會彈出一個“比較文檔”對話框,我們需要選擇第一個文檔和第二個文檔,勾選“打開新文檔窗口”選項,單擊“確定”按鈕即可。

2. WPS文檔比較功能詳解

WPS的文檔比較功能,可以幫助我們自動檢測出兩份文檔的差異。在這個功能中,WPS會把原始文檔作為基準,分別挨個比對目標文檔,如果檢測到目標文檔和原始文檔之間有新增、刪除或者修改的情況,就會自動給我們顯示出來。

在使用過程中,WPS除了比較差異以外,還會保存下每次操作的痕跡,便于用戶查看和管理。我們可以在“審閱”菜單中選擇“保留痕跡”來啟用。

3. WPS自動痕跡保留功能詳解

在WPS中,除了手動啟用“痕跡保留”功能外,還可以通過設置來實現自動痕跡保留。具體步驟是:單擊WPS左上角Office圖標,選擇“選項”,在“高級”選項卡中勾選“自動保存痕跡”,并設置痕跡保留的時間。這樣,WPS在保存文檔時,就會自動為我們保留文檔的修改痕跡了。

4. WPS痕跡刪除與管理

在WPS使用過程中,如果我們需要對文檔痕跡進行刪除或管理,也是非常方便和簡單的。我們可以在“審閱”菜單中選擇“管理員”、“接受或拒絕變更”、“刪除注釋”等選項來進行操作。

此外,我們還可以在“選項”中設置保留時間,決定痕跡的最長保存時間。

5. WPS與Word的差異

雖然WPS的文檔比較功能與Word非常類似,但兩者在細節處理方面卻有所不同。例如,在文檔比較時,WPS會將文件逐個段落比較,而Word則是逐個字母地比較。這就導致了在差異比較方面,WPS相對比較不精確。

此外,WPS未提供VBA編程環境,不能通過代碼方式自動進行差異比較和合并。